Stilstand is achteruitgang

Welke stappen hebben jullie al gezet na de overgang van CASO/Edukaat naar een nieuw software systeem? Werk je ondertussen al papierloos? Is de relevante informatie al voor de juiste medewerker beschikbaar? Zijn contracten al digitaal en zichtbaar voor je collega’s en krijg je al een seintje als ze aflopen? Of zijn jullie nog de mogelijkheden aan het ontdekken en feitelijk daarmee een beetje stil blijven staan?

De hedendaagse software biedt veel mogelijkheden om je interne processen te digitaliseren en te optimaliseren en daarvan als hele organisatie te profiteren. De vraag is of je het al inzet, of dat je eigenlijk moet constateren dat je daar nog niet genoeg uit hebt gehaald. Welke ambities had je? Zijn die gerealiseerd?

Voor veel situaties is techniek nog steeds de drijfveer voor verandering. Als de techniek stil komt te staan, valt dan de rest ook stil? Juist door optimalisatie van het gebruik van de huidige techniek kun je veel besparen. Van niets doen is nog nooit iemand beter geworden!

Bij die optimalisatie kunnen wel ‘lastige vragen’ op tafel komen. Waarom doen we het al jaren op deze wijze? Kan het niet anders en efficiënter? En wat betekent dat dan? Verschuift er werk? Hoe vul ik dat dan in? Verdwijnt er werk? En wat ga ik met de ruimte doen?

Daarom richten we ons op mensen én processen. In de basis zien we dat jullie wel een stap vooruit willen zetten, maar dat kennis van de mogelijkheden en impact daarvan vaak ontbreekt. Je hoeft natuurlijk niet het wiel opnieuw uit te vinden. Kennis en ervaring zijn beschikbaar, waardoor je dit niet zelf hoeft uit te zoeken en juist van best practice , toegespitst op onderwijs, gebruik kunt maken.

Een voorbeeld van declaraties van dienstreizen en onkosten

Bij een van onze klanten zagen we dat er zo’n 1000 (!) reiskostendeclaraties per maand verwerkt werden. Deze werden digitaal ingestuurd en vervolgens gecontroleerd door de leidinggevende van de medewerker en vervolgens door zijn directeur, de afdeling personeelsadministratie, de salarisadministratie en soms ook nog door de financiële administratie. Mooi digitaal, dat wel. Maar waarom al deze controles?

Bij nader onderzoek bleek dat 98 procent van de declaraties gewoon klopte. En dat als er “fouten” voorkwamen, deze pas in controlestap 3 of 4 werden geconstateerd. Daar werden ze vervolgens ook opgelost, maar de reden van de fout kwam bijna nooit bij de medewerker terecht.

En toen?

Diverse oplossingen zijn mogelijk; afhankelijk van wat je wil bereiken. Onze klant besloot om de declaraties onder een bepaald bedrag voortaan niet meer altijd te controleren maar slechts steekproefsgewijs. Boven dat vastgestelde bedrag werden de declaraties wel gewoon gecontroleerd. Daarmee konden we veel onzinnig bestede tijd besparen – met name bij de leidinggevenden – en inzetten voor belangrijkere zaken.

Verantwoordelijkheid én vertrouwen komt zo dus bij de instuurder te liggen. Die medewerker kan hier best mee omgaan!

Data

Jullie hebben heel veel data in handen. Nu wordt het zaak om die data slim te gaan gebruiken. Want door slimmer gebruik van je data te maken, kun je je processen nog beter stroomlijnen. Denk bijvoorbeeld aan onderdelen als personele planning, of het automatisch verwerken van je bekostigingen en aanpassingen hierop. Maar ook cursusmanagement en medewerkersontwikkeling, het inkoopproces, werving en selectie en allerlei inventarisaties voor ziektekosten, reiskosten of vakbondscontributie. Hoe jullie daar iets aan kunnen hebben, bespreken we in de komende blogs.

De techniek staat zeker niet stil, waarom zou verbetering in jullie bedrijfsvoering dan wel stil blijven staan? In tegendeel. Juist nu, met alle mogelijkheden die voor handen zijn, liggen er kansen om te optimaliseren en echt te veranderen. Dat betekent uiteindelijk nog meer tijd en geld beschikbaar voor het onderwijs. En daar doen we het voor.

One thought on “Stilstand is achteruitgang”

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.