Geef je visitekaartje af

Work-flows-geef-je-visitekaartje-af

Een verbeterde bedrijfsvoering in het onderwijs is niet alleen maar een kwestie van betere ICT-oplossingen en processen stroomlijnen en veranderen. Het gaat er ook om dat de mensen meegenomen worden in deze veranderingen.

Neem nu het indiensttredingsproces. Een proces vol administratieve rompslomp en het regelen van veel papierwerk vooraf. Hiermee zouden we eigenlijk allemaal ons visitekaartje af willen geven: op de eerste dag dat je medewerker begint is alles geregeld, van een getekende akte tot en met de autorisatie voor de juiste applicaties. Hoe kun je dat als goede werkgever voor elkaar krijgen?

Het begint ermee dat je werkwijzen van mensen én van afdelingen onder de loep neemt en waar mogelijk ook zoekt naar standaardisering van bepaalde processen. Daarin kan een hele hoop tijdsbesparing zitten. Want ICT is slechts één onderdeel van de oplossing. De mensen die ermee werken, zijn net zo belangrijk en die moet je daarin heel goed begeleiden.

Standaard

Om ervoor te zorgen dat je proces vlot verloopt, is standaardisering – op de plekken waar het kan – erg handig, misschien wel noodzakelijk. Neem bijvoorbeeld de aktes. Door nieuwe technieken in de AFAS software is het niet langer mogelijk eenvoudig af te wijken van je akte-teksten. Dat vraagt dus om een standaardisering van de tekst.
Want met zo’n tekst voldoe je dan aan alle eisen en het kan op 99 procent van de medewerkers worden toegeschreven. Natuurlijk zal je nooit alle gevallen met die ‘standaard’ akte ondervangen, maar voor het merendeel bespaar je enorm veel tijd. Dat kun je dan weer voor andere zaken inzetten.

Omdraaien

Stroomlijnen van de werkwijzen en van de afdelingen, betekent soms dat het hele systeem om moet, zoals we bij een van onze klanten hebben gedaan. Het regelen van het papierwerk vooraf voor het gehele indiensttredingsproces kan namelijk toch door de personeels- en salarisadministratie opgevraagd worden vóór het arbeidsvoorwaardengesprek? Zij hebben de kennis van de documenten en moeten toch al voor de vastlegging zorgen, dus waarom zou je daar een andere afdeling mee lastig vallen? En kunnen zij dan niet ook, op basis van een goed opgezette functiematrix, meteen de autorisaties doorgeven voor de verschillende benodigde applicaties zodat de nieuwe medewerker met een vliegende start kan beginnen?

Voordelen

Zo’n verandering van het systeem is dus niet alleen technisch. De hele manier van werken is veranderd. De administratie is nu actiever betrokken bij het proces en kan zo sneller de zaken regelen. De nieuwe medewerker merkt meteen hoe (digitaal en efficiënt) alles isgeregeld. De norm is gezet.

Veranderen is niet altijd even eenvoudig. Daar is begeleiding voor nodig en daarvoor nemen we de tijd. Uiteindelijk levert het alleen maar voordelen op: het werkt kostenbesparend, het werkt tijdbesparend en met de juiste begeleiding is het een stap vooruit voor alle medewerkers. Daarmee geef je als instelling echt je visitekaartje af!

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.